La Loi sur la publicité légale des entreprises du Québec (LPLE), entrée en vigueur en 2011, a comme but de créer un registre regroupant les informations relatives aux entreprises et personnes faisant affaire au Québec, c.-à.-d. le Registre des entreprises du Québec (REQ). L’information contenue dans le REQ est accessible au public, et toute personne peut consulter le registre en personne ou en ligne. Ces renseignements sur les sociétés jouent un rôle important dans le monde des affaires, mais aussi dans le quotidien des citoyens, leur permettant de faire affaires en toute confiance avec les diverses entreprises et personnes ayant leurs activités dans la province. Celles-ci sont d’ailleurs responsables de l’exactitude des informations figurant au REQ et ont l’obligation de les mettre ponctuellement à jour, notamment à travers une déclaration annuelle à cet effet. À titre d’exemple, le REQ affichera le nom de la société, tout autre nom utilisé par celle-ci au Québec, sa forme juridique, son domicile ou les nom, prénom, domicile et fonction de chaque administrateur de la société.
Pour plus d’informations sur comment s’implanter au Québec, nous vous invitons à vous référer à notre mini-guide.
Quel est le rôle de la Loi sur la Publicité Légale des Entreprises ?
La LPLE joue aussi un rôle dans la protection du public en énonçant notamment des exigences quant au nom que peut choisir une société au Québec. Il est notamment interdit de choisir une dénomination sociale qui n’est pas conforme à la Charte de la langue française, qui évoque une idée obscène ou immorale, qui indique incorrectement sa forme juridique ou encore qui peut prêter à confusion avec un nom déjà utilisé par une autre société.
La LPLE encadre aussi le processus obligatoire d’immatriculation des sociétés par actions (s.p.a.) faisant affaire au Québec, qu’elles soient constituées sous la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSA), sous la Loi canadienne des sociétés par actions (LCSA) ou sous une loi étrangère. L’immatriculation est une étape centrale à la création des entreprises et permet de regrouper des informations relatives à celles-ci au Registraire des entreprises du Québec (REQ). Le REQ attribuera un numéro d’entreprise du Québec (NEQ), qui est demandé pour s’identifier par la suite auprès du REQ et auprès d’autres organismes gouvernementaux. Seuls les types d’entreprises suivants ne sont pas visés par l’obligation d’immatriculation : les entreprises individuelles exerçant leurs activités au Québec sous un nom comprenant le nom de famille et le prénom, la société en participation, et les associations œuvrant pour un but autre que la réalisation de bénéfices.
Comment fonctionne la LPLE ?
Les s.p.a. fédérales (c.-à.-d. constituées sous le régime de la LCSA) doivent produire une déclaration d’immatriculation auprès du REQ dans les soixante (60) jours qui suivent le début de leurs activités au Québec et payer les frais afférents. Cela sera fait en même temps que la déclaration initiale exigée par la LPLE, en y indiquant entre autres le nom de la s.p.a. et l’adresse de son siège social, le fait qu’elle est constituée en vertu de la LCSA, la date de son certificat de constitution. Il en va de même pour les s.p.a. étrangères.
Soulignons que les sociétés fédérales et étrangères ont, sous la LPLE, une obligation financière additionnelle par rapport aux s.p.a. constituées en vertu de la LSA. En effet, alors que ces dernières sont automatiquement immatriculées par suite du dépôt de leurs statuts constitutifs auprès du REQ, les sociétés fédérales et étrangères doivent payer les droits d’immatriculation en sus des frais de constitution.
La LPLE impose également aux s.p.a. faisant affaire au Québec des obligations de mise à jour de l’information. En effet, elles doivent produire une déclaration annuelle indiquant quelles informations au REQ les concernant sont exactes ainsi que tous changements qui doivent y être apportés. De plus, elles doivent mettre à jour les renseignements de façon ponctuelle, à chaque fois que l’information contenue au REQ à leur sujet change. La déclaration de mise à jour doit être faite dans les trente (30) jours qui suivent la date effective du changement.
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